每次面对文件夹里一堆Excel工作簿,想汇总表格数据时,手动复制粘贴是不是让人苦不堪言?不仅耗时费力,还特别容易出错,效率低到让人抓狂!别急,这里有个超实用的方法——用Power Query(PQ)自动汇总数据,轻松提升工作效率!
01 复制文件夹地址,找准数据“大本营”
想要汇总多个Excel工作簿的数据,第一步就是找到这些文件的存放位置。
打开存放Excel文件的文件夹,点击地址栏,直接复制文件夹的完整地址。这个地址是后续操作的关键,能精准定位所有要汇总的Excel文件。
02 召唤PQ神器,导入文件夹数据
Excel中有个超厉害的工具——Power Query,处理分析大量数据不在话下!点击“数据”选项卡,找到“获取数据”按钮,在弹出的菜单里依次选择“自文件”→“从文件夹”。
此时会弹出对话框,将刚刚复制好的文件夹地址粘贴进去,再点击“确定”,PQ就开始运行了!
03 一键合并加载,生成超强汇总表
紧接着,Excel会列出文件夹里所有Excel文件。直接选择“合并和加载”,再点击“确定”。
随后弹出的合并文件设置窗口,需要选择要合并的工作表。如果每个工作簿的数据都在“Sheet1”,那就直接点“Sheet1”,再确认。Excel会迅速把1 - N月的表格数据,全汇总到一张超级表里,彻底告别手动复制粘贴,省时又省力!
04 玩转超级表,轻松完成数据分析
这张超级表功能强大!其中一个实用功能是能直接创建透视表。
选中超级表的任意单元格,点击“插入”选项卡下的“数据透视表”。
在弹出的对话框里选好透视表的放置位置,确定之后,只需将字段拖放到行、列、值区域,无论是求和、计数,还是计算平均值,各种数据分析都能轻松完成!
05 数据动态更新,图表直观呈现
要是原始Excel工作簿里的数据发生变动,也无需担心!选中超级表的任意单元格,点击“数据”选项卡里的“刷新”按钮,Power Query会自动检测文件夹里的文件变化,将新数据重新汇总到超级表,数据透视表也会同步自动更新 ,无需手动操作!
分析完数据,想更直观地展示结果?选中数据透视表数据区域,点击“插入”选项卡,柱状图、折线图、饼图等多种图表可供选择!比如想对比不同月份的数据,选择柱状图即可。生成图表后,还能添加标题、调整颜色、显示数据标签,将数据转化为一目了然的图表,方便又实用!
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